仕事をしている際、作業が終わらなくて翌日に持ち越しということもよくあるかと思います。
私は、寝ると忘れてしまうタイプです。
その日に嫌なことがあったら、さっさと寝てしまい忘れるタイプです。
そんな私なので、仕事を翌日に持ち越すと前日に何をしていたか忘れて、
仕事が始まってから「あれ、昨日何してたんだっけ？」となることもたまにあります。
（たまにです。たまに。）
忘れてしまったことを思い出すのは、とても苦労しますし時間を要します。
ちょっとした工夫をするだけで、思い出すための苦労と無駄な時間を削減することができます。
今回は、忘れっぽい私が忘れてもすぐに思い出せるように行っている工夫を記事にします。
残った作業はRemember the milkにすぐ入力する
以前に記事にしました、Remenber the milk。
タスクを入力し、リスト化してくれるサイトです。
無料で使えます。私は有料コースを選んでいるので、タグに色が付けられるなどの付加機能があります。
無料でも基本機能は変わらないので、リスト機能で締め切りのあるタスクを、タグで作業の種類を分けて登録しています。
より詳しい使い方は、上記リンクをご覧下さい。
翌日朝から開始する持ち越しタスクを、締切期限を翌日にして登録します。
例えば、「○○株式会社 預金仕訳入力から」「パートさんに備品注文お願いする」などと入力します。
処理保留のとりあえず保管書類には、廃棄可能日を書く
決算・申告が終わるまでは「もしかしたら使うかもしれない」という書類があるかと思います。
そのような書類は、「○月×日以降は処分可能」というようにメモを挟みます。
そして、Remember the milkに「○○の書類廃棄」とタスクを入力します。
ここで大切なのは、「このメモをいつ作成したか」という日付を入れることです。
いつの時点でこの「処分可」という判断をしたかを記載しておくことが重要です。
この日付が無いと後から見た時に、いつこの処理を指示したかがわからなくなります。
処理済み書類には、処理完了日を書く
処理済みなのに、処理したかどうかを忘れてしまうこともあります。
これを防ぐには、処理した日付を記入します。
振込をしたかの確認は銀行の取引明細を見ればわかるかもしれませんが、
わざわざそれだけのために通帳を見たり銀行のWebサイトにログインしたりするのも手間ですし、
いつ振込したかが不明な場合、探すのに時間がかかります。
振込に限らず、処理した日付をちょっとメモするだけで、いつ処理したのかがわかります。
メモ作成時の注意点：「誰が見てもわかる」メモにする
自分向けのメモを作る際の注意点は、「誰が見てもわかる」メモを作ることです。
メモを作った時は行う作業を覚えているので、記載内容が不完全であっても問題ありませんが、
後から見た時にその不完全なメモを見ても、作業を覚えていないので思い出せません。
作業を再開する期間が長ければ長いほど、メモを丁寧に作るほうがよいでしょう。
忘れてよい状態にして、その他の事を考えるための思考のリソースを割く
あれもしなきゃ、これもしなきゃ、と意識が散漫になった状態で仕事をすると、どこかでミスが起きやすくなります。
そもそもしなければならないことを忘れてしまう可能性があります。
忘れたら思い出せません。
私は、1つの事に集中して作業を完了させていった方が効率が良いと思っているので、
忘れても後で困らないような仕組みを作るようにしています。
あえて忘れて、今しなければならない目の前の作業に集中できるようにします。
人それぞれに忘れないようにする方法があるかと思いますが、今回紹介した方法が参考になれば幸いです。
