仕事柄、様々な種類の書類を扱います。
お客さんから資料をお預かりし、帳簿のチェックを行います。
お客さんからお預かりした書類を失くすと、探すために時間を浪費し仕事も進みませんし信用問題にかかわります。
お客さんから預かった書類を失くさないために行っている3つの工夫を紹介します。
預かった書類の内容と預かり日を記録する
いつ何をお預かりしたかを忘れてしまわないように、メモしておきます。
エクセルで簡単に記録するだけで十分でしょう。
お返ししたら、お返しした日付も記録します。
このメモがあると、預かったのに再度お客さんに請求したり、
こちらから送ったか送ってないかお客さんから問い合わせがあったときも、すぐに返答できます。
以前書いた記事と同じ考え方です。明日の自分は全くの他人と思ってメモを作ります。
お客さん毎にファイルボックスを用意する
預かった書類は、全てお客さん専用のファイルボックスに保管します。
そのファイルボックス以外にお客さんの資料がない状態にします。
決算作業をしていると確認資料が多くなり、ファイルボックスに資料が入りきらないときがあります。
そんなときはファイルボックスに「○○の資料は××に保管」と誰が見てもわかる状態にしておきます。
作業スペースに処理中のお客さん以外の資料を出さない
忙しくなると、複数のお客さんの作業を並行して進めることがあるかと思います。
資料を紛失して1番困るパターンは、「他のお客さんの資料に混ざってしまった」というケースです。
こうなると、全てのお客さんの書類をひっくりかえして探すことになり、膨大な時間がかかります。
「作業スペースには1社分の資料しか出さない」というルールを徹底すれば、混ざってしまう確率は大きく減ります。
別のお客さんの処理をするときは、一旦全ての書類を片付けてから作業をします。
ちょっとした手間をかけて、時間を有効に使う
本当は書類を預からないというのが理想的なのかもしれません。
しかしながら、そうはいかない場合もあります。事務仕事なので仕方ありません。
書類を探す時間は、何も生み出さない時間です。
お客さんのことに集中できるよう、探す時間をできる限りゼロに近づけます。
また、管理のために時間をかけ過ぎるというのも、本末転倒です。
ほんの少しの手間をかけて書類のありかがすぐにわかるような工夫をしておきましょう。
